Dokflyt i Oslo kommune
Dokflyt brukes i dag av mange av Norges kommuner når det kommer til oversikt rundt gatelys og annen infrastruktur. Men for Oslo kommune er tilnærmingen litt spesiell, da de har implementert egne systemer etter behov. Dokflyt er dermed tilpasset kommunens ønsker, men hovedfunksjonaliteten forblir den samme: enkel oversikt og kontroll.
Her kan du lære mer om hvordan Oslo kommune bruker Dokflyt, med tilbakemeldinger fra ledningsdataeier Lars Kristian Killi.
Et lovende prøveprosjekt
Oslo kommune hadde vært i kontakt med Dokflyt i noen år, men ingenting var satt opp enda. Når Lars Kristian Killi så skulle være byggeleder for et prosjekt på Majorstuen i Oslo, ble han tipset av en kollega om at det kunne være aktuelt å prøve ut Dokflyt.
Han fikk raskt en presentasjon av applikasjonen, men fant ut at det var litt annerledes enn det han hadde sett for seg å bruke Dokflyt til, nemlig prosjektoppfølging. Heldigvis tok det ikke lang tid før løsningen var der.
«Jeg kontaktet Dokflyt for å høre om mulighetene til å få det som et oppfølgingsverktøy og ikke som et dokumentasjonsverktøy, og det var de interesserte i å prøve ut.»
Det var ikke at applikasjonen trengte store endringer, men casene var litt annerledes. Killi hadde blant annet et ønske om at det kunne legges inn punkter for oppfølging underveis, med bilder før, under og etter.
«Dette har vist seg å være veldig nyttig for min del i prosjektet, så det var veldig artig å få til.»
Etter oppstarten så han fort behovet for hvordan Dokflyt kunne brukes til andre ting enn bare oppfølging. Og etter hvert som flere behov eller ønsker dukket opp underveis, kontaktet Killi enkelt Dokflyt for å høre hvilke løsninger man kunne få til.
«I løpet av én dag var det inne i Dokflyt, så det er veldig artig å ha et samarbeid som fungerer så godt, og at de er like ivrige på å prøve å gi et godt produkt.»
En nyttig løsning
Med 28 andre prosjekt å følge opp og rollen som byggeleder – som egentlig krever en fulltidsstilling i seg selv – fant Killi raskt ut at Dokflyt var veldig nyttig. Istedenfor å måtte ta turen ut til prosjektet for å sjekke eventuelle utfordringer som oppstod, kunne han enkelt følge med på og svare på henvendelser via applikasjonen direkte fra kontoret, eller mens han var ute på andre oppdrag.
«Jeg kunne ikke vært byggherre og fulgt opp alle de 28 prosjektene jeg har ellers – det er ikke mulig.»
I tillegg til at det kan ta mer tid å sende e-poster fram og tilbake eller bruke andre system, ble Killi også positivt overrasket over å ha alt sammen på én plass i Dokflyt. Killi forteller også at han har fått «stor misunnelse innad i Oslo kommune» fra andre byggeledere som ser at verktøyet virker å fungere veldig bra, og flere kunne derfor tenkt seg å bruke det.
Desidert tidsbesparende
Hvis man skal kontrollere alt med å ringe, skrive e-post, dra ut til prosjekt osv., så kan det ta veldig mye tid for alle involverte. Killi startet å loggføre et estimat over timebruken på Dokflyt kontra et estimat på hvor mye tid han ville brukt uten Dokflyt, og resultatet ble overveldende positivt:
«Kostnad og tidsforbruk hadde vært fire ganger høyere hvis jeg ikke hadde hatt Dokflyt», forteller han. Det har dermed vært viktig for hans del at han sparer inn utrolig med tid ved å bruke Dokflyt.
I en vanlig arbeidshverdag er Killi inne i Dokflyt aktivt hver dag for å sjekke status og se om alt ser greit ut. Ved eventuelle utfordringer får han tilbakemelding med én gang, og alt loggført på én plass.
Tilbakemeldingene fra påkoblede graveentreprenører har også vært veldig gode. «De er veldig fornøyd med programmet og føler at det er et enklere verktøy, med mindre arbeid fra deres side.» Killi er veldig glad for å høre at de også er fornøyde og sparer tid med Dokflyt.
Upåklagelig oversikt
Når vi avslutningsvis ønsker å høre hva Killi selv mener er den største fordelen med Dokflyt, er svaret klart: oversikt. Systemet gir en ryddig oversikt over alle ledd og for alle involverte i et prosjekt, samt mulighet for å raskt og enkelt sjekke inn og ta stikkprøver eller stille spørsmål. Og takket være de enkle løsningene, spares både tid og energi i prosessen.
«Dokflyt er veldig oversiktlig og ryddig i hverdagen. For min del kunne jeg ikke vært uten Dokflyt i min arbeidshverdag.»
Tjenesteområder
Entreprenører
Full prosjektkontroll og bildedokumentasjon, sjekklisteutfylling og påkobling av underentreprenører, m.m.
Netteiere
Kvalitetskontroll internt og eksternt, driftsoppdrag, planlagt vedlikehold, nyanlegg, m.m.
Kommuner
Digital oversikt på infrastruktur, feilmeldinger i publikumskart, arbeidsflyt internt og eksternt, m.m.
Dette sier de om Dokflyt
Lebesby kommune
«Systemet er veldig tidsbesparende. Enn så lenge er Dokflyt det smidigste FDV-opplegget jeg har vært borti. Jeg synes verktøyene er enkle å bruke og oversikten er umiddelbar på både telefon og pc.»
Espen Hustad, Lebesby kommune