Dokflyt i Lebesby kommune
Dokflyt brukes i dag av rundt 100 av Norges kommuner. Helt oppe i nord finner vi blant annet kunden Lebesby kommune i Finnmark,
hvor Espen Hustad har implementert Dokflyt som en del av sin arbeidshverdag. Her kan du lære mer om hvordan dette fungerer, og hans tilbakemeldinger fra både entreprenører og innbyggere.
Løsningen på et nytt behov
I Lebesby kommune ble Dokflyt introdusert som en løsning da kommunen skulle ta over ansvar for drift av gatelys – slik som alle andre kommuner. Behovet for en enkel oversikt over dette dukket da opp, og svaret ble Dokflyt.
«De hadde de funksjonene vi trengte for gatelys, som var nettopp det vi trengte å dekke», forteller Espen Hustad.
Å få programvaren klar til Lebesby gikk ifølge Hustad «overraskende fort» – det gikk bare noen uker og så var applikasjonen klar slik den brukes i dag. Han legger til at en «kartnerd» kanskje ville sett noen mangler, men at det for ham gir en grov kartoversikt som fungerer godt i bruk – og ikke minst kan forstås av publikum.
«Det var enkelt å sette seg inn i det, og der jeg ikke strakk til selv fikk jeg hjelpen jeg trengte fra support – de har vært flinke til å følge opp.»
Brukes av alle involverte
Systemet fungerer på tvers av kommunen, innbyggere (publikum) og entreprenører. Dette gjør det enkelt for alle involverte parter å legge inn, motta- og svare på henvendelser ved behov.
På nettsiden til Lebesby kommune kan innbyggere enkelt melde inn feil på vei og gatelys via en direkte link til publikumskartet. Denne implementeringen har ført til at flest henvendelser nå sendes inn på denne måten.
«Vi kan ikke forvente at alle skal bruke det, men det er der vi har desidert flest henvendelser – sikkert 80 % av henvendelsene kommer derfra»,
forklarer Hustad.
Tilbakemeldingene fra entreprenører har også vært positive:
«De har tatt det i bruk ikke bare med oss som kunde, men også for andre kommuner. De bruker det aktivt og trenden er at det er Dokflyt som blir brukt for gatelys her i Finnmark».
En total oversikt
I den lille kommunen er det Hustad selv som bruker Dokflyt fra kommunens side. I en typisk arbeidsuke sjekker han inn 1–2 ganger i løpet av uken, som oftest for å gjøre små endringer eller dersom noen har meldt inn en feil.
«Det er en av tingene jeg er glad for, at jeg nå slipper å sjekke inn hver dag, da det flyter av seg selv.»
Dette har vist seg å være tidsbesparende, men Hustad er likevel klar på hva den aller største fordelen med å bruke Dokflyt er, nemlig oversikt.
«Klar oversikt fra eierskapssiden og enkel, direkte kommunikasjon mellom meg, publikum og entreprenør.»
Han sier videre at verktøyene er enkle å bruke, og oversikten er umiddelbar på både telefon og pc. Det er ingen funksjoner han har savnet, og det er smidig å ha alt samlet på én portal. Utenom dette har han ikke mye mer tilbakemeldinger å dele, da alt rett og slett fungerer godt av seg selv.
«Enn så lenge er Dokflyt det smidigste FDV-opplegget jeg har vært borti.»
Tjenesteområder
Kommuner
Digital oversikt på infrastruktur, feilmeldinger i publikumskart, arbeidsflyt internt og eksternt, m.m.
Dette sier de om Dokflyt
Oslo kommune
En annen kommune som tar i bruk Dokflyt, men på en litt annerledes måte, er Oslo kommune. Der bruker ledningsdataeier Lars Kristian Killi applikasjonen til prosjektoppfølging, med egne verktøy lagt til etter hans behov. Les mer om hvordan dette startet, og Killis tilbakemeldinger i vår Oslo kommune referanse.